資料作成をAIで効率化するには？社内文書の活用とCopilotに任せる作業、人が確かめる点

議事録やメールの作成補助は、日本企業の生成AI活用で最も割合が高い

総務省の「令和8年版 情報通信白書」の「生成AIの業務利用状況」によると、自社の何らかの業務で生成AIを利用していると答えた日本企業は86.4%でした（活用方針の設問で「わからない」と答えた対象を除く）。業務類型ごとに見ると、「議事録・メール作成補助」での活用が約7割で最も高く、導入の効果を実感している割合も同じく約7割で、他の類型より顕著に高い結果でした。

この白書の数値は、中小製造業に限ったものではありません。それでも、議事録やメールの作成補助で活用と効果の実感がともに高いことは読み取れます。文章の下書きや要約は結果を人が読んで確かめられるため、製造業の部門でも試しやすい業務です。

製造業の部門で時間がかかる文書は、作る前の準備が長い

品質報告書、顧客への提案書、設備の点検記録の報告、作業手順書の改訂。こうした文書は、書く時間に加えて、過去の報告書を探す、関係者のメモを集める、数値を転記するといった準備に時間がかかります。担当者が過去の文書の保管場所を覚えている場合は早く進みますが、人が替わると探し直しになります。

文書作成の効率化を考えるときは、書く作業だけを見ず、探す、読む、まとめる、書く、確かめるという流れ全体のうち、どこに時間を使っているかを先に把握します。書く作業が短くなっても、資料を探す時間や確認の時間が変わらなければ、部門全体の負担はあまり減りません。

個人の工夫に任せたままだと、部門の成果になりにくい

使い方を担当者に任せたままにすると、よく使う人とまったく使わない人の差が広がります。誰がどの文書にAIを使ったかが見えなければ、確認が十分だったかも判断できません。社外に出す文書で誤りが見つかったときに、原因をたどることも難しくなります。部門長が使う文書と確認の手順を決めておけば、個人の工夫を部門のやり方として残せます。

AIに任せるのは下書き・要約・整理、人が担うのは判断と確認

AIに任せやすいのは、材料がそろっていて、出来上がりを人が読んで判断できる作業です。Microsoftの「Microsoft Copilot とは?」には、Wordでの文書の下書きと要約、Excelでのデータ分析、PowerPointでの資料の作成、Teamsでの会議の要約などが挙げられています（この記事のMicrosoft製品に関する記述は2026年11月2日に確認した内容で、変更される場合があります）。

一方、最終的な判断は人に残ります。Microsoftの「Microsoft Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ」も、Copilotの出力は人が見直して使うものとして説明しており、正しさを保証していません。社内外へ渡す内容に責任を持つのは、使う側の担当者です。

文書の種類ごとに、任せる作業と確かめる点を決めておく

任せる範囲を担当者ごとの判断にすると、確認の深さに差が出ます。部門でよく作る文書について、次の表のように分担を決めておくと、新しい担当者も同じ手順で使えます。この表は、製造業の部門でよくある文書を例に、本記事が作成したものです。

Copilotでは、文書の種類に合わせて使うアプリを選ぶ

Copilotを使う場合、作業の入口は文書の種類によって変わります。報告書は、打ち合わせのメモや不具合の記録を渡してWordで下書きを作り、人が判断の部分を書き足す流れが基本になります。Microsoftの「Word の Copilot へようこそ」によると、Wordではメモや参考のファイルから下書きを始められます。

提案書は、Wordで内容を固めてからスライドにすると手戻りが減ります。Microsoftの「PowerPoint の Copilot を使用して新しいプレゼンテーションを作成する」によると、PowerPointではWord文書を基にプレゼンテーションを作れます。Wordのスタイルを使って文書を整えておくと、スライドに分けやすくなります。

月次の集計では、Microsoftの「Microsoft Copilot とは?」にあるようにExcelでデータの分析や数式の作成を頼めます。頼むときは条件を具体的に書き、結果を元の表と見比べるようにします。

部門で最初に試す文書を1つ選び、この流れを担当者の間で共有すると、人によって使い方がばらつきにくくなります。メールや見積依頼、週報など、業務別のプロンプト例は、Insight記事の依頼文の章に載せています。そのまま置き換えて試せます。

誤りを見つけやすい形で出力させる

確認の負担を減らすには、出力の形を指定します。たとえば、参照した文書名を書かせる、数値は元の表の行と対応させる、推測で補った部分を分けて書かせる、といった指示です。確認する人は、どの文書のどの部分と照らし合わせればよいかがわかります。依頼文に足す文面と、よく使う依頼文を保存する方法は、同じInsight記事の依頼文の章で説明しています。

社内情報を使えるかどうかは、ライセンスと権限の設定で変わる

社内の資料をもとに文書を作るには、AIがその資料を参照できる必要があります。Microsoftの「Microsoft Copilot Chatの概要」によると、対象となるMicrosoft 365のユーザーが使えるCopilot Chatは主にWebの情報に基づいて回答し、社内の内容は、利用者が貼り付けたりファイルをアップロードしたりして渡します。

有料のMicrosoft Copilot（旧称 Microsoft 365 Copilot）のライセンスがあると、メール、会議、チャット、文書など、組織内のデータをもとに回答を作れるようになります。

つまり、資料を1件ずつ渡す使い方ならCopilot Chatで試せますが、社内の文書を横断して探す使い方には有料のライセンスが必要です。名称やプランの違いは、「Microsoft 365 Copilotとは？できること、Excel・PowerPointでの使い方、表示されないときの確認点」で説明しています。

検索の対象になる文書は、権限の設定で決まる

Microsoftの「Microsoft Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ」によると、Copilotが表示する組織のデータは、その利用者が少なくとも閲覧の権限を持つものに限られます。言い換えると、共有の範囲が広すぎる文書は、関係のない部門の人の回答にも使われる可能性があります。Microsoftの「Microsoft Copilot の要件」も、必須ではないとしたうえで、過剰な共有の解消を含むデータの管理を強く勧めています。

導入の前に、顧客別の見積、人事に関する文書、取引先から預かった図面などの保管場所と共有範囲を確かめます。社内文書をAIで検索する仕組みそのものは、「RAGとは？検索拡張生成の仕組み・ハルシネーション対策と企業活用を解説」で扱っています。

探せる文書にするには、文書そのものの整理も必要

AIが参照できるようになっても、古い版の手順書と新しい版が同じ場所に並んでいれば、古い内容をもとに回答が作られるおそれがあります。Microsoftの「Microsoft Copilot の要件」も、回答の質の前提として、管理の行き届いた新しいデータと、共有範囲の整理を挙げています。

全社の文書を一度に整理するのは現実的ではありません。試用の対象にした文書から、保管場所を決める、古い版を分ける、ファイル名に版や日付を入れる、といった基本的な整理を進めます。

導入は、対象の文書を絞り、確認の手順を決めてから広げる

全社に一斉に配っても、使い道がはっきりしないと定着しにくくなります。部門長やDX担当者が決めておくことは、どの文書から始めるか、何を入力してよいか、誰が確かめるか、の3つです。社内の技術資料や会議記録をどう成果物につなげるかの考え方は、2026年12月9日（水）の講演「探す、理解する、考える、作るを一つの仕事の流れに！社内情報を成果物に変える、Copilot活用実践術」でも解説されます。

小さく試して広げる5つの手順

次の順に進めると、効果と課題を確かめながら対象を広げられます。

1. 対象の文書を1〜2種類に絞る：月に何度も作り、担当者が複数いて、誤りがあっても公開前に直せる社内向けの文書から始めます。
2. 今の契約で使える範囲を確かめる：Copilot Chatが使えるか、WordやExcelの中で使えるかを情報システムの担当者に確認します。
3. 入力してよい情報を決める：社内の規程に照らして、顧客情報、個人情報、取引先から預かった情報の扱いを決めます。
4. 確認の手順を文書ごとに決める：前の章の表のように、人が確かめる点と確認者を決めます。
5. 試用の前後で作成時間と修正の回数を比べる：数人で1か月ほど試し、時間が短くなった文書と、確認に時間がかかった文書を分けて記録します。

試用の結果から、必要なライセンスの範囲を判断する

試用の結果、社内の文書を横断して探す必要がある部門や、WordやExcelの中で使う頻度が高い担当者が見えてきます。必要なライセンスの範囲は、この結果をもとに判断できます。費用と比べるのは、試用で測った作成時間の差です。依頼文の書き方を担当者の間で共有しておくと、使う人が増えたときにも結果の差が小さくなります。

社内情報を文書にする考え方は、12月と1月の展示会の講演で聞ける

この記事では、任せる範囲と導入の手順までを整理しました。社内の文書を探し、整理して、成果物に仕上げるまでを実際の業務でどう組み立てるかは、次の講演で扱われます。いずれも来場は無料で、事前登録制です。社内情報の活用から聞きたい場合は12月、資料づくりの手順を聞きたい場合は1月が合います。

• 2026年12月9日（水）10:45〜11:05、東京国際フォーラム D会場（イプロスAI - 産業World）：カコムスホールディングス株式会社 経営戦略統括本部 部長の朝山 悟 氏による「探す、理解する、考える、作るを一つの仕事の流れに！社内情報を成果物に変える、Copilot活用実践術」。社内の情報を検索するだけでなく、整理や分析を経て成果物につなげる考え方と活用のポイントを解説します。リンク先は事例紹介セミナーの一覧ページです。
• 2027年1月27日（水）10:10〜10:40、有明GYM-EX B会場（イプロスAI 2027 冬）：Microsoft MVP for Microsoft 365 Copilotで、株式会社TableWin 代表取締役の神川 陽太 氏による「Copilotで資料づくりを夜に持ち越さない！～「仕事が速い！」と言われる、伝わる資料を最速で作る方法～」。何を任せ、どう指示し、どう仕上げるかを扱います。
• 2027年1月27日（水）11:40〜12:10、有明GYM-EX C会場（イプロスAI 2027 冬）：株式会社Box Japan 執行役員の園田 和美 氏による「社内に眠る知識を、誰もが使える力に！〜AIで「探す手間・経験の差・言葉の壁」を打ち破る〜」。Copilotに限らず、文書の検索・要約・翻訳を支援して社内の知識を使いやすくする方法を紹介します。

まとめ：文書の流れを分けて、任せる作業と確認の責任を決める

資料作成のAI活用は、探す、読む、まとめる、書く、確かめるという流れを分け、どこをAIに任せるかを決めるところから始まります。下書きや要約は任せやすい一方、数値や判断の確認は人に残ります。社内の情報を使えるかどうかはライセンスと権限の設定で変わるため、対象の文書を絞って試し、作成時間と修正の回数を見ながら広げていくのが現実的です。